Sprzęt niezbędny do zorganizowania konferencji – funkcjonowanie dzisiejszego społeczeństwa jest coraz bardziej oparte na wiedzy oraz sprawnym przepływie informacji. Zarówno w szkołach, organizacjach publicznych, sportowych, jak i w firmach komercyjnych, jedną z podstawowych rzeczy, jakimi się człowiek zajmuje, jest przyswajanie wiedzy, by móc ją później efektywnie wykorzystać. Wymaga to ciągłego organizowania konferencji, szkoleń i kursów – zarówno w organizacjach dla młodzieży, jak i w wielkich korporacjach.
Gdzie najwygodniej zorganizować konferencję?
Najlepszym miejscem na zorganizowanie konferencji szkoleniowej jest miejsce, w którym na co dzień funkcjonują osoby, które w owej konferencji wezmą udział. W przypadku firm mogą to być ich biura, natomiast w przypadku organizacji młodzieżowych lub studenckich, adekwatne siedziby tych struktur. W praktyce jednak jest to często niewygodne, gdyż takie miejsca nie zawsze są dostosowane do organizacji konferencji. Chcąc jednak to zrobić, trzeba się wcześniej zaopatrzyć w niezbędny sprzęt. Część problemu, jakim jest zorganizowanie sprzętu, można ominąć poprzez wynajęcie specjalnych sal konferencyjnych w hotelach lub obiektach, które się tym na co dzień zajmują. Powinny mieć one na stanie część niezbędnego wyposażenia. Chcąc jednak uniknąć dodatkowych kosztów z wynajmowaniem lokalu, trzeba takimi kwestiami zająć się samemu.
Niezbędny sprzęt potrzebny do organizacji konferencji
Przede wszystkim potrzebne będą krzesła i stoły konferencyjne. Nie wszystkie firmy będą dysponować taką ilością krzeseł i stołów, więc w niektórych przypadkach można po prostu wypożyczyć je z firmy zewnętrznej. Na rynku jest sporo firm, które wyspecjalizowały się w organizowaniu różnego rodzaju eventów, ale jako dywersyfikacja działalności umożliwiają po prostu wynajęcie określonego sprzętu. Wynajęcie samych krzeseł, stołów lub nawet różnego rodzaju podestów jest o wiele tańszą opcją niż zlecenie kompleksowej organizacji konferencji. Dysponując odpowiednim lokalem, nie trzeba już sobie zaprzątać tym głowy, ale często jest to nieuniknione. Najbardziej opłaca się wtedy wynająć jakiś niewielki lokal na obrzeżach miasta. Tam są najtańsze nieruchomości, których wynajem niekoniecznie musi być bardzo kosztowny. Jeśli jest to konferencja firmowa na terenie przedsiębiorstwa, który dysponuje, chociażby niewielką ilością wolnej przestrzeni, można wynająć namioty konferencyjne, które zastąpią standardowe lokale. W przypadku dużych konferencji jest to rozwiązanie o wiele tańsze niż wynajmowanie lokalu na kilkaset metrów lub kilkunastu mniejszych sal. Organizowanie konferencji wiąże się też z koniecznością zapewnienia jakiegoś cateringu. Najłatwiej jest to zlecić firmom zewnętrznym, a w skrajnym przypadku skorzystać z oferty licznych food trucków, które powinny mieć konkurencyjną cenowo ofertę. W każdym razie zapewnienie cateringu dla kilkunastu lub nawet kilkudziesięciu osób lepiej pozostawić fachowcom.
Sprzęt elektroniczny do organizacji konferencji
Najważniejszą rzeczą podczas organizacji konferencji jest zapewnienie odpowiedniego nagłośnienia oraz wizji, która umożliwi wygodną i skuteczną komunikację z uczestnikami. Potrzebne do tego będą przede wszystkim głośniki i mikrofony. Można taki sprzęt dość łatwo wynająć, a spektrum modeli, które można pozyskać, jest bardzo szerokie. Odpowiednią ofertę znajdą dla siebie zarówno organizatorzy niewielkich konferencji, którzy potrzebują zapewnić odpowiednie nagłośnienie dla kilkudziesięciu osób, jak również organizatorzy konferencji na kilkuset uczestników. Nie należy zapominać, że taki sprzęt powinien być ustawiony odpowiednio wcześniej oraz powinny być przeprowadzone próby głosu. W innym przypadku może dojść do mało profesjonalnie wyglądających problemów, które w przypadku montowania nagłośnienia na ostatnią chwilę będą nieuniknione. Do głośników, naturalnie trzeba dołączyć odpowiednie mikrofony. Tutaj rozrzut w jakości oraz cenie sprzętu jest również bardzo szeroki, ale najlepiej zdać się na rady specjalistów z firmy, która wypożycza sprzęt. Mikrofony oraz wszystkie ich porty, a także kable powinny być kompatybilne z wynajętymi głośnikami. Jeśli konferencja ma charakter przemówień szkoleniowych, podczas których przemawiający porusza się po scenie przez dłuższy czas, warto zainteresować się mikrofonami z mikroportami. Są one bardzo wygodne, gdyż nie trzeba trzymać dużych mikrofonów w ręku, a wystarczy jedynie przypiąć mały mikrofon do klapy marynarki.
Poza nagłośnieniem ważne jest także zapewnienie wizji. Organizacja konferencji może być niemożliwa bez komputera, rzutnika oraz odpowiedniej ścianki do wyświetlania obrazu. Trzeba pamiętać, aby w komputerze było zainstalowane odpowiednie oprogramowanie, które umożliwi kompatybilne połączenie z rzutnikiem. Warto też wcześniej sprawdzić, czy ścianka do wyświetlania obrazu jest odpowiednia i czy jest on widoczny dla wszystkich uczestników znajdujących się na sali. Zarówno próby dźwięku, jak i obrazu warto zrobić wcześniej, przed przybyciem uczestników, gdy będzie jeszcze czas na ostatnie poprawki.
